1. Allmän beskrivning
1.1. Allmänt använda ikoner
2. Registrering och inloggning
2.1. Registrering
2.2. Inloggning
2.3. Glömt användarnamn eller lösenord, skapa nytt lösenord
2.4. Logga ut
3. Mina uppgifter
3.1. Ändra mina uppgifter
3.2. Mina beställningar
3.3. Mina nyttjandetillstånd
4. Sökning
4.1. Traditionell sökning
4.2. Relevanssökning
4.3. Trunkering
4.4. Begränsa sökresultatet
4.4.1. Begränsa sökningen efter arkivbildare
4.4.2. Begränsa sökningen efter förvaringsplats
4.4.3. Begränsa sökningen efter tid
4.5. Använd fler sökalternativ
5. Beställning
5.1. Sätt materialet i korgen
5.2. Beställ korgens innehåll
5.2.1. Beställ forskarsalslån
5.2.2. Beställ fjärrlån
5.3. Töm korgen
5.4. Följ handläggningen av beställningen
5.5. Lånetiden och dess förlängning
6. Nyttjandetillstånd
6.1. Ansök om nyttjandetillstånd
6.2. Ange användningsändamål
7. Beställning av kopior och utredningar






1. Allmän beskrivning

Med webbtjänsten Astia kan du beställa material du behöver eller beställa fram handlingar till forskarsalen. Du kan både beställa framtagning av handlingar vid ifråga varande arkivdepå som ett lån till forskarsalen och beställa fjärrlån av handlingar från en annan depå.

Du kan dessutom ansöka om nyttjandetillstånd till material med åtkomstbegränsning och beställa kopior och utredningar med e-blanketterna. Digitalt material som är offentligt får du tillgång till direkt genom söktjänsten.

Du kan söka material och använda offentligt digitalt material utan att logga in. Till övriga Astia-tjänster (forskarsalslån, fjärrlån, ansökan om nyttjandetillstånd samt beställning av kopior och utredningar) måste du registrera dig och loggar in.

Anvisningar finns i anslutning till de olika funktionerna. Om du för muspekaren över ett ord eller en ikon får du fram korta anvisningar och närmare förklaringar av termen.

Webbtjänsten Astia använder JavaScript med utvidgningar för att öka sidornas användbarhet. Man bör tillåta att JavaScript tas i bruk för att sidan ska fungera korrekt. Anvisningar och ytterligare information om de olika versionerna av JavaScript finner man på webbresursens sidor.


1.1. Allmänt använda ikoner


= Materialet finns i digital form
= Innebär en aktivitet, till exempel att handlingen läggs i korgen
= Betyder att materialet är åtkomstbegränsat
= För muspekaren över ikonen för att se en närmare förklaring
= Klicka på symbolen för att se en närmare förklaring
= Uppgiften är obligatorisk. För muspekaren över ikonen för att se en närmare förklaring
= Klicka på symbolen om du vill ta bort en arkivenhet ur korgen

2. Registrering och inloggning


2.1. Registrering

Du registrerar dig via länken. Registrera dig som användare av Astia. på förstasidan. I samband med registreringen godkänner du tjänstens användningsvillkor. Du identifierar dig genom VETUMA, förtroendenätverket Haka eller förtroendenätverket Virtu. Efter identifieringen ger du dina kontaktuppgifter och registreringen slutförs.

VETUMA-identifieringen görs med bankkoder. Vid registreringen skapas ett användarkonto, och du ges ett användarnamn som skapas automatiskt och ett lösenord som du själv väljer. Användarnamnet och lösenordet använder du sedan när du loggar in i Astia.

Haka-identifieringen kan användas av representanter för högskolor och forskningsinstitutioner. Virtu-identifieringen är avsedd för myndigheter. Vid användning av Haka- eller Virtu-identifiering skapas ett användarkonto där användarinformationen är länkad till användarinformationen i Haka- eller Virtu-förtroendenätverket. Efter att användarkontot skapats kan du som registrerat dig via Haka eller Virtu logga in i Astia med Haka- eller Virtu-identifiering.

Lösenordet ska bestå av minst 8 tecken och det ska innehålla både små och stora bokstäver och siffror. Som lösenord duger inte ord som finns i en ordbok. Ett lösenord som en gång använts i Astia kan inte användas på nytt.


2.2. Inloggning

Du kan logga in i Astia sedan du har registrerat dig som användare. Om du vid registreringen har identifierat dig med VETUMA loggas du in med det användarnamn och lösenord som skapades vid registreringen.

Om du vid registreringen har identifierat dig genom Haka- eller Virtu-förtroendenätverket, loggar du in med Haka- eller Virtu-identifiering.


2.3. Glömt användarnamn eller lösenord, skapa nytt lösenord

Om du vid registreringen identifierat dig med VETUMA, kan du använda samma lösenord på nytt eller byta lösenord genom att registrera dig på nytt med bankkoderna via länken .Registrera dig som användare av Astia. Gör på samma sätt om du glömt ditt användarnamn.

I samband med att du skapar ett nytt lösenord godkänner du tjänstens användningsvillkor, identifierar dig och får därefter ditt användarnamn och kan välja ett nytt lösenord.

Om du registrerat dig via Haka- eller Virtu-förtroendenätverket ska du kontakta din egen organisation för att få ett nytt lösenord.


2.4. Logga ut

Knappen "Logga ut" finns på Astia-webbtjänstens Förstasida och på sidorna Sök material och Mina uppgifter.


3. Mina uppgifter



3.1. Ändra mina uppgifter

För att ändra dina egna uppgifter går du till .Ändra mina uppgifter. under rubriken Mina uppgifter. Om ditt förnamn eller efternamn är felaktigt ombeds du att kontakta arkivverkets registratorskontor. Kom ihåg att spara ändringarna.


3.2. Mina beställningar

"Mina beställningar" under rubriken Mina uppgifter visar beställningar av handlingar som du gjort via Astia. Uppgifterna syns i beställningshistoriken i två år från att beställningen gjordes. Den senaste beställningen är högst upp i listan.

Det som visas är beställningsnummer, tidpunkt när beställningen gjordes och vad som beställdes. För närmare uppgifter om en enskild beställning klicka på länken Tilläggsuppgifter vid respektive beställning.

"Tillgänglig" visar lånetiden, alltså när beställningen är tillgänglig i forskarsalen. "Beställningsläge" visar i vilket handläggningsskede beställningen är just nu.

"Arkivinstitution" visar i vilken forskarsal handlingarna är tillgängliga, alltså i vilken av arkivverkets depåer. "Beställt material" visar närmare uppgifter om materialet, alltså uppgifter om arkivbildare och arkiv. Meddelanden visar både ett meddelande du själv eventuellt skrivit i samband med beställningen och ett meddelande som arkivverkets personal eventuellt skickat när beställningen behandlats.


3.3. Mina nyttjandetillstånd

"Mina nyttjandetillstånd" visar de nyttjandetillstånd som du ansökt om via Astia och som beviljats och är giltiga. Det nyttjandetillstånd som beviljats senast är högst upp i listan.

Av nyttjandetillstånden ser du vilka handlingar de omfattar. Tillståndet kan ha getts för ett helt arkiv, varvid arkivets namn finns under rubriken "Handlingar för vilka nyttjandetillstånd sökts". Alternativt kan tillståndet ha beviljats för en serie eller en arkivenhet, varvid seriens eller arkivenhetens namn finns under nämnda rubrik, "Handlingar för vilka nyttjandetillstånd sökts".

För varje nyttjandetillstånd ser du också dess sista giltighetsdag och arkivverkets ärendenummer för tillståndet.


4. Sökning

Med sökningen hittar du allt material som är förtecknat i arkivdatabasen Vakka och i Digitalarkivet. Sökträffarna omfattar de objekt som kan beställas, alltså arkivenheter. Sökningen innehåller inte information i realtid, utan den är cirka två veckor gammal.

Du kan söka material med sökord, alternativt skriva in arkivets namn och arkivenhetens signum i sökfältet.

Det finns för närvarande två olika sökmetoder: "traditionell sökning" och "relevanssökning".


4.1. Traditionell sökning

Vid traditionell sökning ingår alla ord i sökargumentet i alla sökträffar.

Exempel:

Sökargument: "katt hund häst"

Sökresultatet kan vara följande:
1. katt, hund, häst, anka, höna
2. anka, katt, häst, hund


4.2. Relevanssökning

Vid relevanssökning söker funktionen på vilket som helst av de givna sökorden eller vilken som helst kombination av sökorden. Sökträffarna sorteras så att ju fler sökord som finns bland träffarna, desto högre relevans får de och desto högre upp i träfflistan placeras de.

Exempel:

Sökargument: "katt hund häst"

Sökresultatet kan vara följande:
1. katt, hund, häst, anka, höna <- tre termer motsvarar sökargumentet
2. hund, höna, anka, häst <- två motsvarande termer
3. höna, katt, hund <- två motsvarande termer
4. häst, höna, mus <- en motsvarande term

Om du använder bara ett sökord är träfflistan den samma vid både "relevanssökning" och "traditionell sökning".


4.3. Trunkering

Trunkering, jokertecken, kan användas för att ersätta en del av ett sökord ifall den korrekta ordformen inte är känd. Du kan använda jokertecken i både början, mitten eller slutet av ett ord, eller på flera ställen i samma ord. Använd asterisk ("*") som jokertecken.
Exempel på trunkering:

- om du söker med argumentet "oulu*" hittas alla objekt som innehåller ord som börjar med "oulu" (träfflistan innefattar alltså objekt där orden "oulun", "oulussa" och så vidare förekommer)
- om du söker med argumentet "*oulu" hittar tjänsten alla objekt som innehåller ett ord som slutar på "oulu" (träfflistan innefattar alltså objekt där orden "joulu", "koulu" och så vidare förekommer)
- om du söker med argumentet "*oulu*" hittar tjänsten alla objekt som innehåller ett ord där teckensträngen "oulu" ingår, antingen i början, mitten eller slutet av ordet (träfflistan innefattar alltså objekt där orden "oulun", "sunnuntaikoulun", "koulu" och så vidare förekommer)
- om du söker med argumentet "jou*kki" hittar tjänsten alla objekt som innehåller ett ord som börjar på "jou" och slutar på "kki" (träfflistan innefattar alltså objekt där orden "joulupukki", "jousipenkki" och så vidare förekommer)
- också flera ord i samma sökargument kan trunkeras, till exempel "koir* kiss*", "sotapäiväkirj* helsin*"


4.4. Begränsa sökresultatet

Sökningen ger en träfflista, och det totala antalet träffar anges. Sökresultatet grupperas också efter arkivbildare och förvaringsplats.

Om antalet sökträffar når över 20 000 blir denna gruppering otillförlitlig. Grupperna innefattar då inte alla objekt som ingår i sökresultatet, varför det är bäst att begränsa sökningen. En uppmaning att begränsa sökningen visas också i samband med grupperingen av sökträffarna. Ifall antalet sökträffar är fler än 50 000 anges också det totala antalet sökträffar bara på ett ungefär.

Högst 20 arkivbildare visas, det vill säga de arkivbildare som har fått flest sökträffar. Listan på förvaringsplatser innefattar de av arkivverkets depåer som förvarar arkivenheter som ingår i sökresultatet. I fråga om digitalt material anges "Digitalt material" som förvaringsplats. Inom parentes anges antalet sökträffar för varje arkivbildares arkiv och för varje förvaringsplats.


4.4.1. Begränsa sökningen efter arkivbildare

Vill du begränsa sökningen till att gälla bara en av arkivbildarna i sökresultatet klickar du på arkivbildarens namn. Då uppdateras sökresultatet och innehåller bara den valda arkivbildarens arkivmaterial. Om materialet förvaras i flera av arkivverkets depåer eller har digitaliserats ges information om arkivdepåer under punkten förvaringsplats.

När sökningen begränsas till bara en arkivbildares arkivmaterial grupperas sökresultatet även efter serie. Högst 20 serier i den valda arkivbildares arkiv upptas i träfflistan, det vill säga de serier som har fått flest sökträffar.

Du kan begränsa sökningen ytterligare genom att välja antingen förvaringsplats eller serie. Då uppdateras sökresultatet och innehåller bara ett begränsat material. De begränsningar du gjort syns nedanom sökfältet. Du kan ta bort en begränsning genom att klicka på den röda bollen. Därefter uppdateras sökresultatet i enlighet med de angivna sökvillkoren.


4.4.2. Begränsa sökningen efter förvaringsplats

Du kan även begränsa sökresultatet genom att välja en viss förvaringsplats. Därefter uppdateras sökresultatet och innehåller bara material som förvaras av den valda arkivdepån. Också listan på arkivbildare uppdateras, och visar högst de 20 arkivbildare som fått flest sökträffar inom den valda depån.

Du kan begränsa sökningen ytterligare genom att välja någon av arkivbildarna i listan. Därefter uppdateras sökresultatet och innehåller bara den valda arkivbildarens arkivmaterial, som förvaras av den förut valda depån. Dessutom grupperas sökresultatet även efter serie. Högst 20 serier i den valda arkivbildares arkiv upptas i listan, det vill säga de serier som har fått flest sökträffar.


4.4.3. Begränsa sökningen efter tid

Du kan begränsa sökningen även efter tid. Välj början och slut genom att med musen flytta pilarna på tidslinjen. Årtalen syn ovanom pilarna. När du gjort tidsbegränsningen klickar du igen på Sök för att göra sökningen på nytt. De valda årtalen för början och slut inkluderas i sökningen. Övriga valda sökvillkor kvarstår. När du gör en tidsbegränsning är det bra att komma ihåg att de uppgifter du söker kan finnas i en mer omfattande helhet, och du kan behöva utvidga tidsomfånget.


4.5. Använd fler sökalternativ

De ovan beskrivna alternativa begränsningarna kan du göra innan du startar sökningen. Länken "Fler sökalternativ" öppnar möjligheten att begränsa sökningen till en viss tid, arkivbildare, förvarande arkivdepå (placeringsplats) eller serie.

Materialets placeringsplats väjs i en rullgardinsmeny. Denna begränsning kan du göra om du vill söka material bara i en viss depå inom arkivverket eller bara digitaliserat material. Observera att materialet du söker kan finnas i flera depåer, och dessutom kan vissa arkivbildares material förvaras i flera depåer.

Arkivbildarens och seriens namn måste du skriva in själv. Märk att trunkering, jokertecknet (*), inte kan användas här och att namnet måste vara absolut rätt stavat. Det är därför skäl att noga överväga användningen dessa två tilläggssökalternativ.

Tidsbegränsningen kan göras redan i sökfasen. Du väjer början och slut genom att med musen flytta pilarna längs tidslinjen. Det första och sista året kommer med i sökningen. Observera att de uppgifter du söker kan finnas i en större helhet, och därför är det bäst att inte göra en alltför snäv tidsbegränsning i början.


5. Beställning


5.1. Sätt materialet i korgen

Vid varje arkivenhet i träfflistan ser du i vilken arkivdepå den förvaras. Märk även att digitaliserat material är tillgängligt bara i digital form, det kan inte beställas till forskarsalen.

Du beställer arkivenheten genom att klicka på länken "Sätt beställningen i korgen".

5.2. Beställ korgens innehåll

För att beställa framtagning av innehållet i korgen väljer du "Gå till beställning" eller länken "I korgen finns x handlingar". Med länken "Töm korgen" raderar du hela innehållet i korgen.
Vid behov kan du skriva in tilläggsuppgifter i fältet "Övrigt att märka". Du kan också ta bort en arkivenhet ur korgen genom att klicka på den röda bollen.

Den arkivdepå som enligt förhandsinställingen tar emot din beställning av handlingar är det hemarkiv du angav när du registrerade dig. Om du vill kan du i rullgardinsmenyn välja en annan arkivdepå som mottagare, exempelvis den depå som förvarar materialet i fråga.

För beställningskorgen kan du fastslå bara en mottagande arkivdepå. Därför är det bäst att du i en beställning bara lägger in material som förvaras i samma arkivdepå. Om du i samma beställningskorg lägger in material som förvaras i flera olika arkivdepåer kommer en del av korgens innehåll att levereras som avgiftsbelagt fjärrlån.


5.2.1. Beställ forskarsalslån

Om arkivdepån som definierats som beställningsmottagare är den arkivdepå som förvarar materialet kan du skicka iväg din beställning genom att klicka på .Beställ.. När du skickar din beställning förbinder du dig samtidigt att följa de villkor som nämns i anslutning till beställningen.


5.2.2. Beställ fjärrlån

Om materialet i beställningskorgen förvaras i en annan arkivdepå än den fördefinierade beställningsmottagaren eller den mottagare du valt i samband med beställningen, så finns en anmärkning om detta i samband med respektive arkivenhet. I så fall behandlas beställningen som ett fjärrlån och är avgiftsbelagd.

Innan du kan skicka en fjärrlånebeställing måste du först godkänna beställningen. När du skickar din beställning förbinder du dig samtidigt att följa de villkor som nämns i anslutning till beställningen.


5.3. Töm korgen

Du kan tömma beställningskorgen genom att klicka på den röda bollen vid varje arkivenhet i korgen skilt för sig. Alternativt kan du gå till sidan "Sök material" och klicka på "Töm korgen" för att tömma allt på en gång.


5.4. Följ handläggningen av beställningen

Klicka på "Mina beställningar" för att se hur handläggningen av beställningen framskrider. "Beställningsläge" ger uppgifter om i vilket handläggningsskede beställningen är. Beställningsläget ändras till "Expedierad" när det beställda materialet är tillgängligt i forskarsalen i den arkivdepå du valde när du gjorde beställningen. När materialet är tillgängligt får du meddelande om detta också per e-post.


5.5. Lånetiden och dess förlängning

Lånetiden för forskarsalslån är två (2) veckor och för fjärrlån fyra (4) veckor. Förfallodagen syns dels under .Tilläggsuppgifter. för respektive beställning i beställningshistoriken, se "Mina beställningar", dels i utskriften som följer med de beställda handlingarna till forskarsalen, "Tutkijasalikappale".

Att följa med lånetiden är beställarens ansvar. Lånetiden kan förlängas ifall det inte finns andra beställningar på samma material. En begäran om förlängning av lånetiden lämnas till jourhavande tjänsteman i forskarsalen. Begäran kan lämnas muntligen på plats eller per telefon.


6. Nyttjandetillstånd


6.1. Ansök om nyttjandetillstånd


I Astia finns det ingen särskild blankett som du kunde använda för att ansöka om nyttjandetillstånd till ett material du själv definierar. Om en sökträff har en åtkomstbegränsning finns länken "Sök nyttjandetillstånd" i informationen om arkivenheten i fråga. Via länken kan du ansöka om nyttjandetillstånd.

Ansökan om nyttjandetillstånd gäller en arkivenhet, men du kan på en och samma gång ansöka om nyttjandetillstånd till en större helhet (serie, arkiv).

Åtkomstbegränsningen av myndighetsarkiv baserar sig på lagstiftning. Vanligen innehåller bara någon eller några serier i ett arkiv handlingar med åtkomstbegränsning. När det gäller myndighetsarkiv kan du vanligen samtidigt ansökan om nyttjandetillstånd för en hel serie.

Vad gäller privatarkiv baserar sig en åtkomstbegränsning i allmänhet på bestämmelserna i överlåtelseavtalet och omfattar ofta hela arkivet. Ofta kan du därför med fördel göra en mer omfattande ansökan om nyttjandetillstånd och låta den innefatta hela privatarkivet.


6.2. Ange användningsändamål

Du ombeds ange ändamålet för vilket uppgifterna kommer att användas. I fråga om vetenskaplig forskning och lärdomsprov ombeds du dessutom att som tilläggsinformation meddela din utbildningsbakgrund och ämnet för din forskning. Även i punkten "Annat ändamål" ombeds du precisera användningsändamålet. I punkten "Annan information" kan du skriva in preciserande information. Du tillfrågas om dessa uppgifter därför att både lagstiftningen och villkoren i överlåtelseavtalen kan tillåta användning bara för ett visst syfte.

Via den blå bollen får du närmare information och ifyllnadsanvisningar.


7. Beställning av kopior och utredningar

Via Astia kan du beställa kopior och utredningar.

Gå till "Beställning av kopior och utredningar" i menyraden, så visas en lista på de kopie- eller utredningstyper som kan beställas. Du får tilläggsuppgifter om respektive typ när du klickar på den blå bollen. Klicka på länken till den typ av beställning du vill göra, så öppnas den elektroniska beställningsblanketten.

Innan beställningen kan skickas måste alla obligatoriska uppgifter fyllas i. Dessutom efterfrågas annan information som påskyndar sökningen efter de begärda uppgifterna. Via den blå bollen får du närmare information och ifyllnadsanvisningar.

Uppgifter om beställaren tar systemet direkt från uppgifterna som lämnades i samband med registreringen.

Klicka till slut på Skicka beställningen. När du skickar beställningen förbinder du dig samtidigt att betala kopiorna och utredningskostnaderna. Arkivverkets prislista finns här