1. Yleiskuvaus
1.1. Yleiset kuvakkeet
2. Tunnistautuminen ja uloskirjautuminen
2.1. Tunnistautuminen
2.2. Yhteystietojen täydentäminen tunnistauduttaessa ensimmäistä kertaa
2.3. Uloskirjautuminen
3. Omat tiedot
3.1. Omien tietojen muokkaus
3.2. Omat tilaukset
3.3. Omat käyttöluvat
4. Haku
4.1. Perinteinen haku
4.2. Relevanssi haku
4.3. Sanakatkaisu
4.4. Hakutuloksen rajausmahdollisuudet
4.4.1. Hakutuloksen rajaaminen arkistonmuodostajan mukaan
4.4.2. Hakutuloksen rajaaminen säilytyspaikan mukaan
4.4.3.Hakutuloksen rajaaminen ajan mukaan
4.5. Lisähakuvaihtoehtojen käyttäminen haettaessa
5. Tilaaminen
5.1. Aineiston lisääminen tilauskoriin
5.2. Korin sisällön tilaaminen
5.2.1. Tutkijasalilainan tilaaminen
5.2.2. Kaukolainan tilaaminen
5.3. Tilauskorin tyhjentäminen
5.4. Tilauksen käsittelyvaiheiden seuraaminen
5.5. Tilauksen laina-aika ja sen pidentäminen
6. Käyttölupahakemuksen tekeminen
6.1. Käyttöluvan hakeminen
6.2. Käyttötarkoituksen määrittäminen
7. Asiakirja- ja tietopyynnöt
7.2. Tilaaminen toisen henkilön puolesta
7.3. Tilaaminen organisaation (yrityksen) puolesta
7.4. Mistä saan valtuuden asioida toisen puolesta tai valtuutan toisen asioimaan puolestani?






1. Yleiskuvaus

Astia-verkkopalvelun avulla voit hakea tarvitsemiasi aineistoja ja tilata niitä tutkittavaksi tutkijasaliin. Voit tilata sekä kyseisessä toimipaikassa säilytettävää aineistoa tutkijasalilainaan että tilata kaukolainana aineistoa jostakin toisesta toimipaikasta.

Voit lisäksi hakea käyttölupaa käyttörajoitettuun aineistoon sekä tehdä jäljenne- ja tietopyyntötilauksia sähköisillä lomakkeilla. Saat julkisen digitaalisen aineiston käyttöösi suoraan haun kautta.

Aineiston haku ja julkisen digitoidun aineiston katselu on mahdollista myös ilman tunnistautumista. Tällöin tietosuojasyistä haun piirissä eivät ole 100 vuotta nuorempia asiakirjoja sisältävät henkilö- ja sukuarkistot. Muut Astia-verkkopalvelun palvelut (asiakirjojen tilaaminen tutkijasalilainaksi tai kaukolainaksi, käyttölupien hakeminen sekä asiakirja- ja tietopyyntötilausten tekeminen) edellyttävät tunnistautumista Suomi.fi -tunnistuspalvelun avulla tai Haka- tai Virtu-tunnuksilla. Ohjeet löytyvät palvelun eri toimintojen kohdalta. Termien selityksiä ja lisäohjeita löytyy, kun tietyn sanan tai kuvakkeen päällä pitää hiiren osoitinta.

Astia verkkopalvelu käyttää selaimen JavaScript laajennuksia käyttömukavuuden varmistamiseksi. Selaimessa tulee sallia JavaScript suorittaminen, jotta sivusto toimii oikein. Ohjeita ja lisätietoja JavaScript laajennuksesta löytyy selaimen käyttöohjeista.


1.1. Yleiset kuvakkeet

= Aineisto on digitaalisessa muodossa
= Ilmaisee toiminnallisuutta. Esimerkiksi asiakirjan lisäämistä koriin
= Ilmaisee aineiston käyttörajoitteesta
= Viemällä hiiren kuvakkeen päälle saa näkyviin aiheeseen liittyvän ohjeen
= Painamalla symbolia saa näkyviin aiheeseen liittyvän ohjeen
= Kuvastaa pakollista tietoa. Viemällä hiiren kuvakkeen päälle saa näkyviin aiheeseen liittyvän ohjeen
= Painamalla symbolia voit poistaa kyseisen arkistoyksikön tilauskorista


2. Tunnistautuminen ja uloskirjautuminen


2.1 Tunnistautuminen

Palveluun tunnistaudutaan etusivulta löytyvän linkin .Tunnistaudu palveluun. kautta. Voit tunnistautua Suomi.fi .tunnistuspalvelun avulla esim. verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Voit myös tunnistautua Haka-tunnuksilla (korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten edustajat) tai Virtu-tunnuksilla (viranomaiset).


2.2 Yhteystietojen täydentäminen tunnistauduttaessa ensimmäistä kertaa

Käyttäessäsi Astia-verkkopalvelua ensimmäistä kertaa tunnistautumisen yhteydessä hyväksyt palvelun käyttöehdot sekä annat yhteystietosi. Tietoja käytetään tilausten, laskutuksen ja käyttölupahakemusten käsittelyssä. Yhteystietojen tallentamisen yhteydessä määrittelet kotiarkiston. Kotiarkistolla tarkoitetaan sitä Kansallisarkiston toimipaikkaa, jonka tutkijasalissa useimmin asioit. Valitsemasi kotiarkisto on tekemiesi tutkijasalitilausten oletustoimituspaikka. Mikäli asioit muualla kuin kotiarkistossa, voit vaihtaa toimituspaikan tilauksen lähettämisen yhteydessä. Voit ilmoittaa muuttuneet yhteystietosi Astia-verkkopalvelussa Omat tiedot -kohdassa.


2.3 Uloskirjautuminen

Uloskirjautumispainike löytyy Astian verkkopalvelun Etusivulta sekä Aineiston haku- ja Omat tiedot -sivuilta.


3. Omat tiedot


3.1 Omien tietojen muokkaus

Omien tietojen muokkaus -kohdasta voit muuttaa tietojasi. Jos etu- tai sukunimessä on virhe, sinua pyydetään ottamaan yhteyttä Kansallisarkiston kirjaamoon. Muista tallentaa tekemäsi muutokset.


3.2 Omat tilaukset

Omat tilaukset -kohdasta näet Astian verkkopalvelun kautta tekemäsi asiakirjatilaukset. Tiedot näkyvät tilaushistoriassa kaksi vuotta tilauksen tekemisestä. Viimeisin tilaus näkyy listassa ylimpänä.

Tilauksista näytetään tilauksen tunnus, tilauksen tekoajankohta ja tilauksen kohde. Kunkin tilauksen kohdalla olevasta Lisätietoja-linkistä pääset tarkastelemaan yksittäisen tilauksen tarkempia tietoja.

Tilaus valmiina -kohdassa näkyy laina-aika eli aika, jolloin tilaus on käytettävissä tutkijasalissa. Tilauksen tila -kohdasta näkyy tieto siitä, missä vaiheessa tilauksen käsittely arkistolaitoksessa on meneillään.

Tilauksen sijainti -kohta kertoo, minkä Kansallisarkiston toimipaikan tutkijasalissa asiakirjat ovat käytettävissä. Tilauksen kohde -kohdassa on aineiston tiedot eli tieto arkistosta ja arkistonmuodostajasta. Tilaukseen liittyvät viestit -kohdassa näkyvät sekä tilauksen yhteydessä kirjoittamasi viesti että Kansallisarkiston tutkijasalista tilauksen käsittelyn yhteydessä mahdollisesti lähetetty viesti.


3.3 Omat käyttöluvat

Omat käyttöluvat -kohdassa näet Astian verkkopalvelun kautta hakemasi käyttöluvat, jotka on myönnetty ja jotka ovat voimassa. Viimeisimpänä myönnetty käyttölupa on ylimpänä.

Käyttöluvista näkyy tieto siitä, mihin kokonaisuuteen lupa on myönnetty. Lupa voi olla myönnetty koko arkistoon, jolloin Käyttöluvan kohde -kohdassa näkyy arkiston nimi. Vaihtoehtoisesti lupa voi olla myönnetty myös joko sarjatasolle tai arkistoyksikkötasolle, jolloin Käyttöluvan kohde -kohdassa näkyy sarjan nimi tai arkistoyksikön nimi.

Kunkin luvan kohdalla näkyy lisäksi luvan viimeinen voimassaolopäivä sekä luvan käsittelynumero Kansallisarkistossa.


4. Haku

Haun kautta on löydettävissä kaikki aineisto, joka on luetteloitu Vakkaan ja Digitaaliarkistoon. Hakutuloksina esitetään tilattavia kohteita eli arkistoyksiköitä. Palvelun haku ei sisällä reaaliaikaista tietoa, vaan tieto on noin kaksi viikkoa vanhaa.

Aineistoa voidaan hakea joko hakusanalla/hakusanoilla tai sitten hakukenttään voi kirjoittaa suoraan arkiston nimen ja arkistoyksikön tunnisteen.

Hakuja on toistaiseksi kaksi erilaista; "perinteinen haku" ja ”relevanssi haku".


4.1. Perinteinenhaku

Perinteisessä haussa hakutulokseen palautetaan vain ne hakutulosobjektit, jotka vastaavat kaikkia hakulausekkeessa olevia sanoja.

Esimerkki:

Haetaan hakulausekkeella "kissa koira hevonen"
Hakutulos voisi olla seuraava:
1. kissa, koira, hevonen, ankka, kana
2. ankka kissa, hevonen, koira


4.2. Relevanssihaku

Relevanssihaussa hakutulokseen palautetaan hakutulosobjektit, jotka vastaavat mitä tahansa hakusanaa tai mitä tahansa hakusanojen eri yhdistelmää. Hakutulosobjektit järjestetään relevanssihaussa siten, että mitä useampi hakulausekkeen sanoista hakutulosobjektista löytyy sitä korkeamman relevanssin se saa ja sitä aikaisemmin se esiintyy hakutuloslistassa.

Esimerkki:

Haetaan hakulausekkeella "kissa koira hevonen"
Hakutulos voisi olla seuraava:
1. kissa, koira, hevonen, ankka, kana
2. koira kana, ankka, hevonen
3. kana, kissa, koira
4. hevonen, kana, hiiri

Jos käytetään vain yhtä hakusanaa, ovat "relevanssihaun" ja "perinteisen haun" hakutulokset luonnollisesti samat.


4.3. Sanakatkaisu


Hauissa on tuettuna ns. sanakatkaisu. Sanakatkaisun avulla voidaan hakea katkaistuilla sanoilla ja tämä hyödyttää esimerkiksi tilanteissa, joissa oikeaa sanamuotoa ei tiedetä. Sanakatkaisua voi käyttää sanan alussa, lopussa tai keskellä. Lisäksi sanakatkaisua voi käyttää samassa sanassa useassa eri kohdassa. Katkaisumerkkinä haussa toimii tähtimerkki (tai kertaa merkki ”*”).

Esimerkkejä sanakatkaisun käytöstä:

- haettaessa lausekkeella "oulu*" löytyvät kaikki hakutulosobjektit, joissa esiintyy sana joka alkaa kirjaimin "oulu" (eli haun avulla löydetään hakutulosobjektit, jotka sisältävät sanat "oulun", "oulussa" jne.)

- haettaessa lausekkeella "*oulu" löytyvät kaikki hakutulosobjektit, joissa esiintyy sana, joka päättyy kirjaimiin "oulu" (eli haun avulla löydetään hakutulosobjektit, jotka sisältävät sanat "joulu", "koulu" jne.)

- haettaessa lausekkeella "*oulu*" löytyvät kaikki hakutulosobjektit, jotka alkavat, päättyvät tai sisältävät merkkijojon "oulu" (eli haun avulla löydetään hakutulosobjektit, jotka sisältävät sanat "sunnuntaikoulun", "koulu", "oulun" jne.)

- haettaessa lausekkeella "jou*kki" löytyvät kaikki hakutulosobjektit, jotka sisältävät sanan joka alkaa "jou" ja päättyy "kki" (eli haun avulla löydetään hakutulosobjektit, jotka sisältävät sanat "joulupukki", "jousipenkki" jne.)

- katkaisumerkkiä voi myös käyttää samassa haussa usean sanan kanssa, esimerkiksi "koir* kiss*", "sotapäiväkirj* helsin*"


4.4. Hakutuloksen rajausmahdollisuudet

Haku palauttaa hakutulosobjektit ja antaa hakutulosten kokonaismäärän. Hakutulokset ryhmitellään myös arkistonmuodostajan ja säilytyspaikan mukaan.

Jos hakutulosten määrä ylittää 20 000, ei ryhmittely ole luotettava. Tällöin kaikki hakutulokseen sisältyvät yksiköt eivät ole ryhmittelyssä mukana ja hakua kannattaa tarkentaa. Tarkennustarpeesta mainitaan myös hakutulosten ryhmittelyn yhteydessä. Jos hakutulosten määrä ylittää 50 000, on myös hakutulosten kokonaismäärä arvio.

Arkistonmuodostajista näytetään korkeintaan 20 eniten hakutuloksia sisältävää arkistonmuodostajaa. Säilytyspaikkojen luettelossa näytetään kaikki ne Kansallisarkiston toimipaikat, joissa säilytetään hakutulokseen sisältyviä arkistoyksiköitä. Digitoidun aineiston kohdalla säilytyspaikka on Digitaalinen aineisto. Suluissa on merkitty hakutulosten määrä kunkin arkistonmuodostajan arkistossa tai säilytyspaikassa.


4.4.1. Hakutuloksen rajaaminen arkistonmuodostajan mukaan

Voit rajata haun kohdistumaan vain johonkin hakutulosten ryhmittelyssä näkyvistä arkistonmuodostajista nimen valitsemalla. Tämän jälkeen hakutulos päivittyy ja siihen sisältyy vain valitun arkistonmuodostajan aineisto. Jos aineistoa säilytetään useammassa toimipaikassa tai sitä on digitoitu, näkyy tieto säilyttävistä Kansallisarkiston toimipaikoista säilytyspaikka-kohdassa.

Kun hakutulos on rajattu sisältämään vain yhden arkistonmuodostajan aineistoa, tulee käyttöön lisäksi hakutulosten ryhmittely sarjan mukaan. Luettelossa näkyy korkeintaan 20 eniten hakutuloksia sisältävää sarjaa valitun arkistonmuodostajan arkistossa tai arkistoissa.

Voit rajata hakutulosta edelleen joko säilytyspaikka tai sarjan nimi valitsemalla. Tämän jälkeen hakutulos päivittyy ja siihen sisältyy vain rajattu aineisto. Tehdyt rajaukset näkyvät hakulaatikon alapuolella. Tekemäsi rajauksen voit poistaa punaista ympyrää painamalla. Tämän jälkeen hakutulos päivittyy voimassa olevien hakuehtojen mukaiseksi.


4.4.2. Hakutuloksen rajaaminen säilytyspaikan mukaan

Voit rajata hakutulosta myös valitsemalla säilytyspaikan. Tämän jälkeen hakutulos päivittyy ja siihen sisältyy vain valitussa toimipaikassa säilytettävä aineisto. Myös arkistonmuodostaja-luettelo päivittyy ja siinä näkyy korkeintaan 20 eniten hakutuloksia sisältävää arkistonmuodostajaa valitussa toimipaikassa.

Voit rajata hakutulosta edelleen valitsemalla jonkin luettelossa näkyvistä arkistonmuodostajista. Tämän jälkeen hakutulos päivittyy ja siihen sisältyy vain valitun arkistonmuodostajan jo aikaisemmin valitussa toimipaikassa säilytettävä aineisto. Lisäksi hakutulos ryhmitellään myös sarjojen mukaan. Luettelossa näkyy korkeintaan 20 eniten hakutuloksia sisältävää sarjaa valitun arkistonmuodostajan arkistossa.


4.4.3. Hakutuloksen rajaaminen ajan mukaan

Voit rajata hakutulosta myös ajan mukaan. Voit valita alku- ja loppuvuoden siirtämällä nuolia hiirellä. Vuodet näkyvät nuolen yläpuolella. Tehtyäsi aikarajauksen sinun tulee tehdä haku uudelleen painamalla Hae-painiketta. Valitut alku- ja loppuvuosi tulevat hakuun mukaan. Muut valitut hakuehdot säilyvät. Aikarajausta tehdessä on hyvä muistaa, että etsimäsi tiedot voivat sisältyä laajempaan kokonaisuuteen ja aikarajausta voi olla tarpeen väljentää.


4.5. Lisähakuvaihtoehtojen käyttäminen haettaessa

Edellä esiteltyjä rajausvaihtoehtoja voi käyttää jo hakua tehdessä. Linkistä Lisää hakuvaihtoehtoja avautuu mahdollisuus rajata haku kohdistumaan vain tietyn ajan, arkistonmuodostajan, säilyttävän yksikön tai sarjan aineistoihin.

Säilyttävä yksikkö valitaan alasvetovalikosta. Tätä rajausta voit käyttää, jos haluat hakea vain tietyssä toimipaikassa säilytettävää aineistoa tai vain digitoitua aineistoa. Kannattaa huomioida, että etsittävää aineistoa saattaa olla useammassakin toimipaikassa ja lisäksi joidenkin arkistonmuodostajien aineistoja säilytetään useammassa toimipaikassa.

Arkistonmuodostajan ja sarjan nimi täytyy kirjoittaa itse. On hyvä huomioida, että katkaisumerkkinä toimiva tähti (*) ei ole tässä rajauksessa käytettävissä ja nimen täytyy olla täysin oikein. Näitä kahta lisähakuvaihtoehtoa kannattaa tästä syystä käyttää harkiten.

Aikarajauksen voi tehdä myös jo hakuvaiheessa. Voit valita alku- ja loppuvuoden siirtämällä nuolia hiirellä. Valitut alku- ja loppuvuosi tulevat hakuun mukaan. Aikarajausta tehdessä on hyvä muistaa, että etsimäsi tiedot voivat sisältyä laajempaan kokonaisuuteen ja aikarajausta ei alkuvaiheessa kannata määrittää liian tiukaksi.


5. Tilaaminen


5.1.Aineiston lisääminen tilauskoriin

Jokaisen hakutulokseen sisältyvän arkistoyksikön kohdalla on mainittu säilytyspaikka Huomioithan, että digitoitu aineisto on käytettävissä vain digitoituna, ja sitä ei voi tilata tutkijasaliin.

Arkistoyksikön tilaaminen tapahtuu painamalla ”Lisää asiakirja tilauskoriin” -painiketta.


5.2. Korin sisällön tilaaminen

Voit tilata korin sisällön siirtymällä tilaussivulle ”Siirry tilaukseen” -linkistä tai siirtymällä suoraan Tilauskoriin. Tyhjennä kori -linkistä voit tyhjentää kaikki tilauskoriin lisäämäsi arkistoyksiköt.

Voit tarvittaessa kirjoittaa lisätietoja Huomioitavaa-kenttään. Halutessasi voit poistaa arkistoyksikön tilauskorista painamalla punaista ympyrää.

Asiakirjojen oletustoimituspaikka on kotiarkisto, jonka olet määritellyt ensimmäisen tunnistautumisen yhteydessä. Voit halutessasi vaihtaa toimituspaikan alasvetovalikosta tilaamasi aineiston toimituspaikaksi minkä tahansa Kansallisarkiston toimipaikan, esimerkiksi sen toimipaikan, jossa kyseistä aineistoa säilytetään.

Tilauskorille voi määrittää vain yhden toimituspaikan. Tästä syystä tilaukseen kannattaa sisällyttää kerrallaan vain samassa Kansallisarkiston toimipaikassa säilytettäviä aineistoja. Jos tilauskoriin sisältyy useassa toimipaikassa säilytettäviä aineistoja, osa korin sisällöstä toimitetaan maksullisena kaukolainana.


5.2.1. Tutkijasalilainan tilaaminen

Jos aineiston toimituspaikka on sama kuin säilyttävä Kansallisarkiston toimipaikka, voit tehdä tilauksen Lähetä tilaus -painikkeella. Lähettämällä tilauksen sitoudut noudattamaan asiakirjojen käsittelyehtoja, jotka on mainittu tilauksen yhteydessä.


5.2.2. Kaukolainan tilaaminen

Jos tilauskorissa olevan aineiston säilytyspaikka on jokin muu kuin oletustoimituspaikka tai tilauksen yhteydessä määritelty toimituspaikka, se mainitaan arkistoyksikön kohdalla. Tällöin tilaus käsitellään kaukolainana ja tilaaminen on maksullista.

Kaukolainatilauksen tekeminen edellyttää tilauksen hyväksymistä ennen kuin tilauksen voi lähettää. Lähettämällä tilauksen sitoudut noudattamaan asiakirjojen käsittelyehtoja, jotka on mainittu tilauksen yhteydessä.


5.3. Tilauskorin tyhjentäminen

Voit tyhjentää tilauskorin poistamalla arkistoyksiköt yksittäin kunkin arkistoyksikön kohdalla olevasta punaisesta ympyrästä. Vaihtoehtoisesti voit siirtyä Aineiston haku -sivulle ja tyhjentää koko tilauskorin sisällön valitsemalla Tyhjennä kori.


5.4. Tilauksen käsittelyvaiheiden seuraaminen

Voit seurata tilauksen käsittelyvaiheita kohdasta Omat tilaukset. Tilauksen tila -kohdasta näkyy tieto siitä, missä vaiheessa tilauksen käsittely Kansallisarkistossa on meneillään. Tilaus muuttuu tilaan Toimitettu siinä vaiheessa, kun tilattu aineisto on käytettävissä siinä Kansallisarkiston toimipaikan tutkijasalissa, jonka olet tilausta tehdessäsi valinnut toimituspaikaksi. Kun aineisto on tutkittavissa, saat tiedon siitä myös sähköpostiisi.


5.5. Tilauksen laina-aika ja sen pidentäminen

Tutkijasalilainan laina-aika on kaksi (2) viikkoa ja kaukolainan neljä (4) viikkoa. Eräpäivä näkyy Omat tilaukset -tilaushistoriasta tilauksen lisätiedoista sekä aineiston yhteydessä olevasta ”Tutkijasalikappale”-tulosteesta.

Tilauksen laina-ajan seuraaminen on tilaajan vastuulla. Voit pyytää pidennystä tutkijasalin päivystäjältä joko paikan päällä tai puhelimitse. Laina-aikaa on mahdollista jatkaa, jos aineistoon ei kohdistu muita tilauksia.


6. Käyttölupahakemuksen tekeminen



6.1. Käyttöluvan hakeminen

Astian verkkopalvelussa ei ole erillistä lomaketta, jolla voit hakea käyttölupaa itse määrittelemääsi aineistoon. Hakutulokseen sisältyvän käyttörajoitetun arkistoyksikön kohdalta löydät Hae käyttölupaa -painikkeen, josta pääset täyttämään käyttölupahakemuksen.

Käyttölupahakemus kohdistuu arkistoyksikköön, mutta voit samalla hakea käyttölupaa myös laajempaan aineistokokonaisuuteen (sarja, arkisto).

Viranomaisarkistojen käyttörajoitus perustuu lainsäädäntöön. Tavallisesti vain joku tai jotkut arkiston sarjoista sisältävät käyttörajoitettuja asiakirjoja. Viranomaisarkistojen kohdalla laajempi käyttölupahakemus kannattaa tavallisesti kohdistaa koko sarjaan.

Yksityisarkistojen käyttörajoitukset perustuvat yleensä luovutussopimuksessa määriteltyyn käyttörajoitukseen ja usein koko arkiston käyttö on rajoitettua. Yksityisarkistojen kohdalla laajempaa käyttölupaa kannattaa tavallisesti hakea koko arkistoon.


6.2. Käyttötarkoituksen määrittäminen

Sinua pyydetään merkitsemään tietojen käyttötarkoitus. Tieteellisen tutkimuksen ja opinnäytetyön kohdalla sinua pyydetään lisäksi merkitsemään lisätietoina koulutustausta ja tutkimuksen aihe. Myös muu tarkoitus -kohdassa sinua pyydetään tarkentamaan käyttötarkoitusta. Lisätietoja-kohtaan voit merkitä tarkentavia tietoja. Tietoja kysytään sen vuoksi, että sekä lainsäädäntö että luovutussopimuksen ehdot saattavat rajoittaa käyttöluvan antamista vain tietyntyyppisiin tarkoituksiin.

Sinisistä ympyröistä saat lisätietoa ja täyttöohjeita.


7.1. Tilaaminen

Tunnistautuneena käyttäjänä voit tehdä Astia-verkkopalvelun kautta asiakirja- ja tietopyyntöjä eli esimerkiksi tilata jäljennöksiä asiakirjoista. Tilauslomakkeet löydät yläpalkin asiakirja- ja tietopyynnöt -linkistä. Saat lisätietoja jäljenne- tai selvitystyypistä painamalla nimen kohdalla olevaa sinistä ympyrää. Sähköinen lomake avautuu valitsemalla haluttu jäljenne- tai selvitystyyppi.

Jos et asioi toisen henkilön tai organisaation puolesta, niin kohta ohitetaan lomakkeessa.

Lomakkeeseen on määritelty pakolliset tiedot, jotka on annettava, jotta tilaus voidaan toimittaa. Tämän lisäksi lomakkeissa kysytään muita tietoja, joiden antaminen nopeuttaa halutun tiedon etsimistä. Sinisistä ympyröistä saat lisätietoja ja täyttöohjeita.

Tilaajan tiedot tulevat suoraan ensimmäisen tunnistautumisen yhteydessä annetuista tiedoista. Tarkistathan aina ennen tilauksen lähettämistä, että yhteystiedot ovat oikein.

Tilaus lähetetään Lähetä tilaus -painikkeella. Lähettäessäsi tilauksen sitoudut maksamaan jäljenteen tai selvityksen laatimisesta aiheutuvat kulut. Kansallisarkiston hinnasto löytyy täältä http://www.arkisto.fi/fi/info/hinnasto.

7.2. Tilaaminen toisen henkilön puolesta

Suomi.fi . palvelun kautta tunnistautuneena käyttäjänä voit tehdä Astia-verkkopalvelun kautta asiakirja- ja tietopyyntöjä toisen henkilön puolesta. Huomaathan, että puolesta asiointi ei toimi Haka- tai Virtu-tunnistautumisen kautta. Tilatessasi tietoja toisen henkilön puolesta valtuutus asiointiin tarkastetaan joko perusrekistereistä (esimerkiksi huoltajuustieto tai edunvalvontasuhde) tai kansallisesta valtuusrekisteristä, jossa henkilö on antanut sinulle valtuuden tilata tietoja puolestaan.

Astia-palvelun tilauslomakkeet löydät yläpalkin asiakirja- ja tietopyynnöt -linkistä. Saat lisätietoja jäljenne- tai selvitystyypistä painamalla nimen kohdalla olevaa sinistä ympyrää. Sähköinen lomake avautuu valitsemalla haluttu jäljenne- tai selvitystyyppi. Jäljenne- tai selvitystyypissä Muu tietopyyntö toisen puolesta asiointi ei ole mahdollista.

Asioidessasi toisen henkilön puolesta klikkaa kohtaa Tilaa tietoja toisen henkilön puolesta. Valtuus toimia toisen henkilön puolesta tarkistetaan tällöin Suomi.fi-valtuudet .palvelussa, jossa valitaan henkilö, jonka puolesta asioidaan. Valtuus toimia toisen henkilön puolesta on oltava jo olemassa tilausta tehtäessä, sitä ei voi tässä vaiheessa pyytää (ks. 7.4. Mistä saan valtuuden asioida toisen puolesta tai miten valtuutan toisen asioimaan puolestani?) henkilöltä. Kun henkilö, jonka puolesta asioidaan, on valittu, palataan automaattisesti takaisin Astiaan ja tilauslomakkeeseen tulee tieto siitä, että olet nyt asioimassa tämän henkilön puolesta.

Puolesta asiointi koskee vain tätä nimenomaista asiakirja- tai tietopyyntötyyppiä, joka on valittu. Poistuminen tilauslomakkeelta päättää puolesta asioinnin. Puolesta asioinnin voi lopettaa myös klikkaamalla Päätä puolesta asiointi -kohtaa.

Tilaajan tiedot tulevat suoraan ensimmäisen tunnistautumisen yhteydessä annetuista tiedoista. Tarkistathan aina ennen tilauksen lähettämistä, että toimitus- ja laskutustiedot ovat oikein.

Tilaus lähetetään Lähetä tilaus -painikkeella. Lähettäessäsi tilauksen sitoudut toisen henkilön nimissä maksamaan jäljenteen tai selvityksen laatimisesta aiheutuvat kulut. Kansallisarkiston hinnasto löytyy täältä.

Jos tilatut tiedot osoittautuvat salassa pidettäviksi, tarkistetaan tarvittaessa erikseen, onko tietojen luovuttaminen mahdollista.

7.3. Tilaaminen organisaation (yrityksen) puolesta

Suomi.fi - palvelun kautta tunnistautuneena käyttäjänä voit tehdä Astia-verkkopalvelun kautta asiakirja- ja tietopyyntöjä organisaation (yrityksen) puolesta. Huomaathan, että puolesta asiointi ei toimi Haka- tai Virtu-tunnistautumisen kautta.

Sähköinen valtuutus toimia organisaation puolesta tarkastetaan joko perusrekistereistä (esimerkiksi yrityksen nimenkirjoitusoikeus) tai kansallisesta valtuusrekisteristä, jossa organisaatio on antanut sinulle valtuuden tilata tietoja puolestaan.

Voit asioida yrityksen tai organisaation nimissä, jos

Astia-palvelun tilauslomakkeet löydät yläpalkin asiakirja- ja tietopyynnöt -linkistä. Saat lisätietoja jäljenne- tai selvitystyypistä painamalla nimen kohdalla olevaa sinistä ympyrää. Sähköinen lomake avautuu valitsemalla haluttu jäljenne- tai selvitystyyppi. Jäljenne- tai selvitystyypissä Muu tietopyyntö toisen puolesta asiointi ei ole mahdollista.

Asioidessasi organisaation puolesta klikkaa kohtaa Tilaa tietoja organisaation puolesta. Valtuus toimia organisaation puolesta tarkistetaan tällöin Suomi.fi-valtuudet .palvelussa. Valittavaksi tulee tällöin organisaatio (esim. yritys), jonka puolesta asioidaan. Valtuus toimia organisaation puolesta on oltava jo olemassa tilausta tehtäessä, sitä ei voi tässä vaiheessa pyytää (ks. tarkemmin ohjeen kohta 7.4. Mistä saan valtuuden asioida toisen puolesta tai miten valtuutan toisen asioimaan puolestani?) henkilöltä. Kun organisaatio, jonka puolesta asioidaan, on valittu, palataan automaattisesti takaisin Astiaan ja tilauslomakkeeseen tulee tieto siitä, että olet nyt asioimassa organisaation puolesta.

Puolesta asiointi koskee vain tätä nimenomaista asiakirja- tai tietopyyntötyyppiä, joka on valittu. Poistuminen tilauslomakkeelta päättää puolesta asioinnin. Puolesta asioinnin voi lopettaa myös klikkaamalla Päätä puolesta asiointi -kohtaa.

Tilaajan tiedot tulevat suoraan ensimmäisen tunnistautumisen yhteydessä annetuista tiedoista. Tarkistathan aina ennen tilauksen lähettämistä, että toimitus- ja laskutustiedot ovat oikein.

Tilaus lähetetään Lähetä tilaus -painikkeella. Lähettäessäsi tilauksen sitoudut yrityksen nimissä maksamaan jäljenteen tai selvityksen laatimisesta aiheutuvat kulut. Kansallisarkiston hinnasto löytyy täältä.

Jos tilatut tiedot osoittautuvat salassa pidettäviksi, tarkistetaan tarvittaessa erikseen, onko tietojen luovuttaminen mahdollista.

7.4. Mistä saan valtuuden asioida toisen puolesta tai valtuutan toisen asioimaan puolestani?

Valtuuksia voi luoda ja pyytää Suomi.fi-valtuudet -palvelussa, lisätietoa palvelusta. Apua valtuuden luomiseen tai pyytämiseen saa Kansalaisneuvonnasta sekä Suomi.fi-valtuuksien ohjevideoista.

Kansallisarkiston Astia-verkkopalveluun voit tällä hetkellä valtuuttaa muita tekemään asiakirja- ja tietopyyntöjä puolestasi. Valtuuttamiseen tarvittavat valtuuskoodit löydät Suomi.fi-valtuudet -palvelussa asiakategoriasta Tietopalvelut. Jos tilatut tiedot osoittautuvat salassa pidettäviksi, tarkistetaan tarvittaessa erikseen, onko tietojen luovuttaminen mahdollista.